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¿Qué es Business Intelligence?

Business Intelligence (Inteligencia del Negocio) es la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.

Desde un punto de vista más pragmático, y asociándolo directamente con las tecnologías de la información, podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información no estructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa (reporting, dashborads, análisis OLTP / OLAP, alertas...) o para su análisis y conversión en conocimiento, dando así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.

La inteligencia de negocio actúa como un factor estratégico para una empresa u organización, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de negocio: entrada a nuevos mercados, promociones u ofertas de productos, eliminación de islas de información, control financiero, optimización de costes, planificación de la producción, análisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un producto concreto, etc...

Los principales productos de Business Intelligence que existen hoy en día son:

Cuadros de Mando Integrales (CMI)
Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS)
Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)

Los sistemas y componentes del BI se diferencian de los sistemas operacionales en que están optimizados para preguntar y divulgar sobre datos. Esto significa típicamente que, en un datawarehouse, los datos están desnormalizados para apoyar consultas de alto rendimiento, mientras que en los sistemas operacionales suelen encontrarse normalizados para apoyar operaciones continuas de inserción, modificación y borrado de datos. En este sentido, los procesos ETL (extracción, transformación y carga), que nutren los sistemas BI, tienen que traducir de uno o varios sistemas operacionales normalizados e independientes a un único sistema desnormalizado, cuyos datos estén completamente integrados.

¿Por qué Business Intelligence?

La capacidad para tomar decisiones de negocio precisas y de forma rápida se ha convertido en una de las claves para que una empresa llegue al éxito. Sin embargo, los sistemas de información tradicionales (como la mayoría de los programas de gestión, las aplicaciones a medida, e incluso los ERP más sofisticados), suelen presentar una estructura muy inflexible para este fin. Aunque su diseño se adapta con mayor o menor medida para manejar los datos de la empresa, no permite obtener la información de los mismos, y mucho menos extrapolar el conocimiento almacenado en el día a día de las bases de datos. Las principales características que limitan estos sistemas son:

Gran rigidez a la hora de extraer datos, de manera que el usuario tiene que ceñirse a los informes predefinidos que se configuraron en el momento de la implantación, y que no siempre responden a sus dudas reales.

Necesidad de conocimientos técnicos. Para la generación de nuevos informes o métricas suele resultar ineludible acudir al departamento técnico, solicitando una consulta adecuada para interrogar la base de datos.

Largos tiempos de respuesta, ya que las consultas complejas de datos suelen implicar la unión de tablas operacionales de gran tamaño, lo que se traduce en una incómoda espera que dificulta la fluidez del trabajo.

Ausencia de información histórica. Los datos almacenados en los sistemas operacionales están diseñados para llevar la empresa al día, pero no permiten contrastar la situación actual con una situación retrospectiva de años atrás.

Falta de integración que implica islas de datos. Muchas organizaciones disponen de múltiples SI, incorporados en momentos distintos, para resolver problemáticas diferentes. Sus bases de datos no suelen estar integradas, lo que implica la existencia de islas de información.

Deterioro en el rendimiento del SI. Cuando la base de datos consultada, para generar informes o ratios de negocio, es la misma que la que soporta el operativo de la empresa, el funcionamiento del sistema puede degradarse hasta afectar y paralizar a todos los usuarios conectados.

Problemas para adecuar la información al cargo del usuario. No se trata de que todo el mundo tenga acceso a toda la información, sino de que tenga acceso a la información que necesita para que su trabajo sea lo más eficiente posible.

Para superar todas estas limitaciones, el Business Intelligence se apoya en un conjunto de herramientas que facilitan la extracción, la depuración, el análisis y el almacenamiento de los datos generados en una organización, con la velocidad adecuada para generar conocimiento y apoyar la toma de decisiones de los directivos y los usuarios oportunos.

No es que los productos de BI sean mejores que las aplicaciones actuales: se trata de sistemas con objetivos distintos, eficientes en sus respectivas ramas, pero que deben complementarse para optimizar el valor de los sistemas de información.

¿Qué es un dashboard o cuadro de mando?

Un dashboard o cuadro de mando es una herramienta de business intelligence que representa, de manera visual, los KPI’s o métricas que afectan en el logro de los objetivos de tu estrategia de Marketing digital. Con los dashboard podemos analizar los datos y detectar los posibles problemas, así como encontrar las acciones que podemos llevar a cabo para solucionarlos.

Se puede decir que un dashboard es una especie de “resumen” que recoge los datos más importantes para el departamento de Marketing y en el que se representan de la manera más visual posible.

Requisitos de un dashboard ad-hoc para tu negocio.

Antes de empezar a trabajar en el documento, es importante entender cuáles son los requisitos que debe cumplir un dashboard para que resulte realmente útil a la hora de medir el éxito de cualquier campaña de Marketing integrada con la estrategia de la empresa.

Útil. El dashboard ha de contener aquellas métricas que te ayuden a responder a las preguntas clave para tu negocio. Es importante entender que los KPIs tienen su propio ciclo de vida: se definen, se vuelven a redefinir y a veces incluso dejan de estar vigentes. Es decir, hay que hacer una revisión constante para decidir si esas métricas siguen siendo útiles para su propósito. A la hora de elegir los KPIs también es importante que estos estén alineados con los objetivos de negocio marcados en la empresa. A través de estos indicadores tienes que ser capaz de medir si estás cumpliendo o no, qué acciones están funcionando mejor y cuáles habría que descartar para el futuro. Es importante que en el documento incluya información relevante.

Actual. El dashboard debe estar actualizado en tiempo real, ya que los datos evolucionan con gran rapidez. Para esto resulta útil contar con herramientas de analítica que de manera automática recogen la información, le dan forma y la presentan en un dashboard.

Visual. Otro requisito indispensable es una buena visualización de datos. Solo así podrás interpretar la información de un solo vistazo. Los gráficos de barras, las cifras destacadas o las fechas son recursos muy habituales para conseguir un diseño visual. Presta, también, especial atención a la estructura.

Comprensible. A partir de este documento debes de ser capaz de tomar decisiones y pasar a la acción, por lo tanto ha de contener la información necesaria para dar estos pasos. El cuadro de mandos debe facilitarte la contextualización de los datos para su posterior comparación e interpretación, de esta manera podrás hacer valoraciones útiles e interesantes para mantener o redirigir el rumbo de tu negocio.